Warum Mitarbeiter oft nicht wissen, was zu tun ist – 5 Fragen, die Klarheit schaffen
Aktualisiert: 25. Sept.
Laura führt ein Team von fünf Mitarbeitenden. Sie arbeitet engagiert, denkt voraus und will Verantwortung sauber klären. Trotzdem merkt sie immer öfter, dass viel Zeit und Energie verloren geht.
Nicht wegen fehlender Kompetenz. Sondern wegen fehlender Klarheit.
Top-down wie bottom-up.
Die Inhalte dieses Blogartikels
Vor Kurzem wurde sie von ihrem Vorgesetzten zu einem Gespräch gebeten. Ein Mitarbeiter aus ihrem Team hatte einen Auftrag nicht zur Zufriedenheit des Vorgesetzten ausgeführt.
Der Ton war scharf.
Die Enttäuschung gross.
Meine Kundin wollte beim Gespräch dabei sein. Nicht um zu verteidigen, sondern um zu verstehen und den Mitarbeiter zu schützen.
Im Coaching haben wir die Situation gemeinsam reflektiert.
Ruhig. Schritt für Schritt.
Dabei zeigte sich etwas, das ich seit über 20 Jahren in der Beratung immer wieder sehe:
Der Auftrag war nicht klar formuliert.
Kein klares Ziel.
Kein Zeitrahmen.
Keine gemeinsame Vorstellung vom Ergebnis.
Der Mitarbeiter hatte nach bestem Wissen gearbeitet.
Der Vorgesetzte hatte etwas anderes erwartet. Frust auf beiden Seiten.
Und meine Kundin stand dazwischen.
Unklare Kommunikation kostet Zeit. Und sie kostet Energie. Vor allem im Führungsalltag.
Solche Situationen kennst du vermutlich auch.
Vielleicht aus deiner Führungsrolle.
Vielleicht aus Gesprächen mit deinem eigenen Chef.
Vielleicht sogar aus deinem privaten Alltag.
Warum Klarheit so oft fehlt
Kommunikation wirkt auf den ersten Blick simpel.
Wir sagen etwas. Das Gegenüber hört zu. Fertig.
In der Realität ist es komplizierter.
Das zeigt unter anderem das bekannte Modell von Friedemann Schulz von Thun.
Es macht deutlich, dass wir mit mehreren Ebenen sprechen und mit mehreren Ebenen zuhören. Genau hier entstehen Missverständnisse.
Das ist kein Zeichen von Unfähigkeit. Es ist menschlich.
Was hilft, sind Rückfragen. Und klare Struktur.
Die fünf Fragen, die sofort Klarheit schaffen
Wer?
Was?
Wann?
Wo?
Wie?
Diese fünf Fragen klingen banal.
Genau darin liegt ihre Kraft.
Sie bringen Ordnung in Gedanken, Entscheidungen und Gespräche.
Ohne lange Analysen.
Ohne komplizierte Modelle.
Wenn du sie konsequent nutzt, reduzierst du Missverständnisse spürbar.
Und du beschleunigst die Umsetzung.
Im Alltag von Führungskräften sehe ich oft gut gemeinte Ziele, die unscharf bleiben.
Dann beginnt das Rätselraten.
Jede Person interpretiert anders.
Reibung entsteht.
Vertrauen leidet.
Diese fünf Fragen fordern Präzision ein:
Wer ist verantwortlich? Wer ist beteiligt? Wer entscheidet?
Was genau ist zu tun? Was ist das konkrete Ergebnis?
Wann ist der Auftrag erledigt? Bis wann gilt welcher Meilenstein?
Wo findet es statt? Wo liegt der Fokus?
Wie gehen wir konkret vor? Welche Schritte sind sinnvoll?
Eine große Meta‑Analyse mit über 35’000 Beschäftigten zeigt: Rollenklarheit – also zu wissen, wofür man genau verantwortlich ist – steht in engem Zusammenhang mit Leistungsfähigkeit, während Unklarheit Leistung und Wohlbefinden schwächt.
Klare Auftragsklärung mit einfachen Fragen zu Verantwortlichkeiten, Ergebnissen und Vorgehen wirkt damit wie ein Schutzfaktor gegen Stress und Missverständnisse im Führungsalltag.
Klarheit entlastet.
Sie schafft Sicherheit.
Sie stärkt Vertrauen.
Nicht nur im Team.
Auch bei dir selbst.
Ein Beispiel aus dem Führungsalltag
Eine Geschäftsführerin sagt im Meeting: „Wir müssen mit dem Projekt endlich vorankommen.“
Gut gemeint. Aber unklar. Im nächsten Anlauf formuliert sie anders:
Wer entscheidet? Sie selbst.
Was ist das Ergebnis? Ein abgestimmtes Konzept.
Wann? Bis nächsten Freitag, 12 Uhr.
Wo liegt der Fokus? Auf Inhalt, nicht auf Design.
Wie? Zwei kurze Abstimmungen im Team, dann Entscheidung.
Die Wirkung ist sofort spürbar. Das Team arbeitet ruhiger. Zielgerichteter.
Die Diskussionen werden kürzer.
Die Verantwortung ist klar.
Ein Beispiel aus dem privaten Alltag
Auch ausserhalb der Arbeit wirken diese Fragen.
Eine Führungskraft sagt sich: „Ich sollte mich mehr erholen.“
Ein guter Vorsatz. Und trotzdem bleibt er oft folgenlos. Mit den fünf Fragen wird er konkret:
Wer ist verantwortlich? Du selbst.
Was bedeutet Erholung konkret? Spazierengehen ohne Handy.
Wann? Zwei Abende pro Woche.
Wo? Im Wald in der Nähe.
Wie? Schuhe bereitstellen, Termin im Kalender blockieren.
Plötzlich wird aus einem vagen Wunsch ein umsetzbarer Schritt.
Das bringt Ruhe.
Und Fokus.
Konsequenz schlägt Perfektion
Die Stärke dieses Ansatzes liegt nicht in Perfektion. Sondern in Konsequenz.
Stell dir diese Fragen jedes Mal.
Kurz. Ehrlich.
Ohne Ausflüchte.
So führst du andere klarer.
Und du führst dich selbst verlässlicher.
Mein Schlussgedanke
Klarheit ist kein Luxus. Sie ist eine Führungsaufgabe.
Mit fünf einfachen Fragen sparst du Zeit, Nerven und Energie.
Die 3 häufigsten Stolpersteine in der Selbstführung
Mit 5-Minuten Selbstcheck und konkreten Sofortmassnahmen
Über die Autorin | Jacqueline Scherrer
Schön, dass du da bist. Ich begleite Unternehmer:innen und Führungskräfte auf dem Weg zu innerer Exzellenz und einer Führung, die Menschen aufblühen lässt. Im Zentrum meiner Arbeit steht die Positive Psychologie: die Wissenschaft, die erforscht, was ein gelingendes Leben und Arbeiten fördert. Was ich hier schreibe, verbindet Forschung mit zwanzig Jahren Praxis und über tausend begleiteten Menschen.
Elf Jahre UBS, zuletzt im Private Banking. Seit 2006 selbstständig, zuerst als Coach bso, dann als Organisationsberaterin mit eidg. Diplom und Beraterin der Positiven Psychologie. Parallel 20 Jahre als Ausbilderin in Persönlichkeitsentwicklungsthemen und in der Ausbildung angehender Coaches und Supervisoren. Der rote Faden: Wirtschaft und Weiterentwicklung verbinden – für Menschen, die wachsen und aufblühen wollen.
Ich lebe und arbeite in Wilen bei Wil in der Ostschweiz. Meine besten Gedanken kommen mir auf meiner täglichen Waldrunde, wo ich auch Energie tanke.
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Literaturhinweise
Schulz von Thun F., 2003. Miteinander Reden: Störungen und Klärungen - Allgemeine Psychologie der Kommunikation. Rowohlt Taschenbuch Verlag
Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation: A 35-year odyssey. American Psychologist, 57(9), 705–717.
Jung, K., & Kim, T. (2017). Goal clarity, task significance, and performance: Evidence from a laboratory experiment. Journal of Public Administration Research and Theory, 27(4), 702–717.
Eatough, E. M., Chang, C.-H., Miloslavic, S. A., & Johnson, R. E. (2011). A meta-analysis of work demand stressors and job performance: Examining main and moderating effects. Journal of Applied Psychology, 96(5), 972–992.
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