Warum Mitarbeiter oft nicht wissen, was zu tun ist – 5 Fragen, die Klarheit schaffen
- jscherrer3
- vor 1 Tag
- 4 Min. Lesezeit
Aktualisiert: vor 15 Stunden
Mein Kundin führt ein Team von fünf Mitarbeitenden. Sie arbeitet engagiert, denkt voraus und will Verantwortung sauber klären. Trotzdem merkt sie immer öfter, dass viel Zeit und Energie verloren geht.
Nicht wegen fehlender Kompetenz. Sondern wegen fehlender Klarheit.
Top-down wie bottom-up.
Inhalt
Vor Kurzem wurde sie von ihrem Vorgesetzten zu einem Gespräch gebeten. Ein Mitarbeiter aus ihrem Team hatte einen Auftrag nicht zur Zufriedenheit des Vorgesetzten ausgeführt.
Der Ton war scharf. Die Enttäuschung gross. Meine Kundin wollte beim Gespräch dabei sein. Nicht um zu verteidigen, sondern um zu verstehen und den Mitarbeiter zu schützen.
Im Coaching haben wir die Situation gemeinsam reflektiert. Ruhig. Schritt für Schritt.
Dabei zeigte sich etwas, das ich seit über 20 Jahren in der Beratung immer wieder sehe:
Der Auftrag war nicht klar formuliert.
Kein klares Ziel.
Kein Zeitrahmen.
Keine gemeinsame Vorstellung vom Ergebnis.
Der Mitarbeiter hatte nach bestem Wissen gearbeitet. Der Vorgesetzte hatte etwas anderes erwartet. Frust auf beiden Seiten. Und meine Kundin stand dazwischen.
Unklare Kommunikation kostet Zeit. Und sie kostet Energie. Vor allem im Führungsalltag.
Solche Situationen kennst du vermutlich auch.
Vielleicht aus deiner Führungsrolle.
Vielleicht aus Gesprächen mit deinem eigenen Chef.
Vielleicht sogar aus deinem privaten Alltag.
Warum Klarheit so oft fehlt
Kommunikation wirkt auf den ersten Blick simpel.
Wir sagen etwas. Das Gegenüber hört zu. Fertig.
In der Realität ist es komplizierter.
Das zeigt unter anderem das bekannte Modell von Friedemann Schulz von Thun.
Es macht deutlich, dass wir mit mehreren Ebenen sprechen und mit mehreren Ebenen zuhören. Genau hier entstehen Missverständnisse.
Das ist kein Zeichen von Unfähigkeit. Es ist menschlich.
Was hilft, sind Rückfragen. Und klare Struktur.
Die fünf Fragen, die sofort Klarheit schaffen
Wer, was, wann, wo, wie. Diese fünf Fragen klingen banal. Genau darin liegt ihre Kraft.
Sie bringen Ordnung in Gedanken, Entscheidungen und Gespräche.
Ohne lange Analysen. Ohne komplizierte Modelle.
Wenn du sie konsequent nutzt, reduzierst du Missverständnisse spürbar.
Und du beschleunigst die Umsetzung.
Im Alltag von Führungskräften sehe ich oft gut gemeinte Ziele, die unscharf bleiben.
Dann beginnt das Rätselraten.
Jede Person interpretiert anders.
Reibung entsteht.
Vertrauen leidet.
Diese fünf Fragen fordern Präzision ein:
Wer ist verantwortlich? Wer ist beteiligt? Wer entscheidet?
Was genau ist zu tun? Was ist das konkrete Ergebnis?
Wann ist der Auftrag erledigt? Bis wann gilt welcher Meilenstein?
Wo findet es statt? Wo liegt der Fokus?
Wie gehen wir konkret vor? Welche Schritte sind sinnvoll?
Eine große Meta‑Analyse mit über 35’000 Beschäftigten zeigt: Rollenklarheit – also zu wissen, wofür man genau verantwortlich ist – steht in engem Zusammenhang mit Leistungsfähigkeit, während Unklarheit Leistung und Wohlbefinden schwächt.
Klare Auftragsklärung mit einfachen Fragen zu Verantwortlichkeiten, Ergebnissen und Vorgehen wirkt damit wie ein Schutzfaktor gegen Stress und Missverständnisse im Führungsalltag.
Klarheit entlastet. Sie schafft Sicherheit. Und sie stärkt Vertrauen.
Nicht nur im Team. Auch bei dir selbst.
Ein Beispiel aus dem Führungsalltag
Eine Geschäftsführerin sagt im Meeting: „Wir müssen mit dem Projekt endlich vorankommen.“
Gut gemeint. Aber unklar. Im nächsten Anlauf formuliert sie anders:
Wer entscheidet? Sie selbst.
Was ist das Ergebnis? Ein abgestimmtes Konzept.
Wann? Bis nächsten Freitag, 12 Uhr.
Wo liegt der Fokus? Auf Inhalt, nicht auf Design.
Wie? Zwei kurze Abstimmungen im Team, dann Entscheidung.
Die Wirkung ist sofort spürbar. Das Team arbeitet ruhiger. Zielgerichteter.
Die Diskussionen werden kürzer.
Die Verantwortung ist klar.
Ein Beispiel aus dem privaten Alltag
Auch ausserhalb der Arbeit wirken diese Fragen.
Eine Führungskraft sagt sich: „Ich sollte mich mehr erholen.“
Ein guter Vorsatz. Und trotzdem bleibt er oft folgenlos. Mit den fünf Fragen wird er konkret:
Wer ist verantwortlich? Du selbst.
Was bedeutet Erholung konkret? Spazierengehen ohne Handy.
Wann? Zwei Abende pro Woche.
Wo? Im Wald in der Nähe.
Wie? Schuhe bereitstellen, Termin im Kalender blockieren.
Plötzlich wird aus einem vagen Wunsch ein umsetzbarer Schritt.
Das bringt Ruhe.
Und Fokus.
Konsequenz schlägt Perfektion
Die Stärke dieses Ansatzes liegt nicht in Perfektion. Sondern in Konsequenz.
Stell dir diese Fragen jedes Mal. Kurz. Ehrlich. Ohne Ausflüchte.
So führst du andere klarer. Und du führst dich selbst verlässlicher.
Mein Schlussgedanke
Klarheit ist kein Luxus. Sie ist eine Führungsaufgabe.
Mit fünf einfachen Fragen sparst du Zeit, Nerven und Energie.
Möchtest du innehalten, Klarheit gewinnen und deine Führung mit neuer Kraft ausrichten? Dann lass uns sprechen und im Kennenlerngespräch gemeinsam schauen, was dich jetzt wirklich unterstützt.
Herzlich
Jacqueline
Literaturhinweise
Schulz von Thun F., 2003. Miteinander Reden: Störungen und Klärungen - Allgemeine Psychologie der Kommunikation. Rowohlt Taschenbuch Verlag
Locke, E. A., & Latham, G. P. (2002). Building a practically useful theory of goal setting and task motivation: A 35-year odyssey. American Psychologist, 57(9), 705–717.
Jung, K., & Kim, T. (2017). Goal clarity, task significance, and performance: Evidence from a laboratory experiment. Journal of Public Administration Research and Theory, 27(4), 702–717.
Eatough, E. M., Chang, C.-H., Miloslavic, S. A., & Johnson, R. E. (2011). A meta-analysis of work demand stressors and job performance: Examining main and moderating effects. Journal of Applied Psychology, 96(5), 972–992.
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Schön, dass du da bist. Ich bin Jacqueline Scherrer. Seit über 17 Jahren unterstütze ich Unternehmer*innen und Führungskräfte dabei, Positive Führung und Wohlbefinden zu stärken, mehr Energie und Klarheit zu aktivieren und gelingenden Wandel zu gestalten.
Ich lebe und arbeite in der malerischen Ostschweiz. Gespräche sind persönlich oder online möglich – ganz nach deinen Vorlieben.
Am besten erreichst du mich per E-Mail. Lass uns gemeinsam bewegen, was dich begeistert!
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